2010年12月20日

仕事管理

もう12月も後半です.
年末が近くなり,そろそろ休みモードに突入する時期かと思います.

ところが,そういうワクワクした時期に限って仕事が重なり,
膨大な仕事量と時間との戦いになったりするものです.

そんなときに担当している仕事が多いと,同時にいくつもの仕事をこなさなければなりません.これが,ページ数が多いものや納期の短いものなどが重なると,もう大変です.何から手を付けていいかわからなくなり,文字通り慌てふためきます(経験済).

管理表を作成し,各仕事の出入稿管理はもちろんしますが,
作業漏れや忘れることがないように,
どれをどこまで作業したかを管理するのも大事だと思います.
(忘れっぽい私のような人は特に…)

そこで,今までの経験と失敗を踏まえ,今では自己流の仕事管理をしています.
簡単で原始的な方法ですが大体以下の手順です.

1.慌てない(とても大事)

2.やることを書き出す(仕事ごとに細かく,漏れなく全部)

3.優先順位をつけて番号をふる

4.それぞれの期限を決める(納期と作業時間と相談)

5.期限までに順番通り作業していく

6.終わったものは横線で消す

例えばこの様になります.↓


1.A
1. 原稿整理(全●章)〜12/24
2. データ処理〜12/27
1. データ変換〜12/26
2. section付け・環境付け〜12/26


2. B
1. 図版加工(全●点)〜1/10
2. 作表(全●点)〜1/14


途中で最優先の仕事が入ってくることもありますので,
そこは臨機応変に対応します(番号をつけかえる).

書き出すことで,仕事量が目に見え,先の予定が立てられます.
また,漏れなく書くことで「とりあえず今は忘れても大丈夫!」と安心もできます.
期限も設ければ,ダラダラと時間を無駄にしません.
この手順でやっていって,作業漏れや混乱はなくなりました.
(全部に横線が引けると結構快感です!)

先輩方はもっと仕事量が多いので,どのように管理しているのかすごく気になります.
みなさんどうやって仕事管理していますか?
ぜひ教えてください!

全く関係ないですが,先月見に行った紅葉です.@神代植物公園

photo-momi.jpg

せいな
posted by ウルス at 12:03| Comment(3) | TrackBack(0) | 日記
この記事へのコメント
神代植物公園の紅葉きれいですね.
以前は年パスをもっていたので,よく散歩していました.
梅の時期も見事ですよ.

私は抱えている仕事量が少ないので,
同じく,To Do Listを書き出しています.

ウルス仕様のスケジューラーができてからは
だいぶ出番が減りましたが,
・優先順位を付けたい
・細々としたメモやチャートをかく
・頭を整理する
ときには,やはり手書きのメモに頼っています.

それから,よく聞きますが,
すぐに終わる仕事はメモる前にやってしまう.
これでリストの項目が減って,
精神的にだいぶ楽になります.

メモもスケジューラーもどちらもそうですが,
ちょくちょく目に入れるようにしています.
Posted by yukiko at 2010年12月21日 10:37
紅葉きれいですね.
今年も秋はあったんだなーと(夏の後にすぐに冬になった気が)
思いました.

私は手書きのメモ派です.
書見台とか携帯とかモニターに貼るのがクセになって
しまってますが,セロテープの後がつくので,
たまに後悔してます.

ところで,12月が忙しくない国ってあるんですかね?
Posted by まさこ at 2010年12月22日 09:42
納期や出力部数(+α)に関する情報はその場でメモをとりますが、基本的には頭の中にある情報を整理しながら仕事をこなしてます。
(↑個人で作業する短期決戦の仕事が多いので)

優先順位を明確にするため、他の人と情報を共有するために【ULS Scheduler Manager】に記録はしていますが、修羅場状態になると更新が滞りがちなので活用しきれているかは微妙なところです。

あと【ULS Scheduler Manager】を見なくても内容が分かるように、原稿が入っている封筒に「納期・出力部数・作業時の注意点」を書くようにしています。
Posted by 稲村 at 2010年12月28日 16:44
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