今日は、ここ 2 年ほど、社内で動かしている ULS Schedule Manager をご紹介します。今回だけで ULS Schedule Manager のすべてを紹介できませんので、数回に渡ってご紹介します。
また、社内で動かしておりますが、まだまだ社内全体として浸透しきっていないと私は感じているので、"社内向けの啓蒙活動の一貫として、この記事を書いている" という小生意気な記事となっております。はい、私が一番社員歴が浅いので、みなさん先輩社員です（笑 同時に何か反応を期待しているという裏返しでもあります。
いきなり、ULS Schedule Manager のスクリーンショットを掲載します。
Web ブラウザで、色々な情報を表示する、こんなんです！って、これだけではよく分かりませんね。
背景をお話する前に、問題提起をしてみます。
このブログをご覧になられているあなたの職場では、
- どのように業務工程管理をなさっていますか？
- どのように業務に関する情報共有をなさっていますか？
もしあなたが学生さんであれば、あなたの日常スケジュールでも構いません。
多くの会社員や特に営業の方であれば、ご自分の手帳をお持ちでしょう。
大手の企業さんであれば、きっとサポート体制万全なグループウェアを導入なさっていることでしょう。
もっとも最近では、クラウドコンピューティングを生かしたサービスを利用して、Web アプリケーションとしてグループウェアを導入している企業も珍しくないと思われます。
ULS Schedule Manager って何？
ULS Schedule Manager は、一言で言うと、PDCA サイクルを意識して作った、みんなで何でもメモ帳です。
PDCAサイクル
出典: フリー百科事典『ウィキペディア（Wikipedia）』
PDCAサイクル（ピーディーシーエー - 、PDCA cycle、plan-do-check-act cycle）は、事業活動における生産管理や品質管理などの管理業務を円滑に進める手法の一つ。Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Act（改善）の 4 段階を繰り返すことによって、業務を継続的に改善する。
ただのメモ帳ではありません。
仕事をする際に、該当するディレクトリ内に、書類を束ねます。作業したファイルそのディレクトリ内で編集します。
このとき、付箋紙を色分けしてメモを残していたとします。
■赤色：〆切
■青色：TODO
■緑色：予定
□白色：何でもメモ
何もないと…
ところが、せっかく色分けした付箋もあまり役に立たないことがあります。
- 誰がいつ書いた付箋なのか分からない
- 付箋紙の大きさが決まっている
- 検索ができない（1 枚 1 枚見ていかないといけない）
- 付箋紙をみんなで共有できない
つまり、いつ、誰が、どのくらい、どのような作業，何の予定，どんなメモがあってといった、業務に関する基本的な情報共有ができないのです。
もちろん、自分一人だけで作業しているのであれば、自分だけが分かればよいでしょう。ただ、自分一人だけだとしても、把握しておけるメモはそんなに多くありません。メモしたことを、一ヶ所から多角的に情報を取り出せる方が作業効率は上がると思います。
会社の規模になれば、適当な情報共有の仕組みがないと、本当に無駄ですよね。
入社したときから、社内の仕事の進行状況がよく見えていないことに加えて、とある先輩社員さん曰く、「うちは業務日報がないから。」とおっしゃっていました。
そこで、どうせ業務時間中は、ほとんどテキストエディタ GNU Emacs に向かっているので、以下に配慮しながら、この ULS Schedule Manager を作ってみました。
- メモ形式は、テキストベースの自由形式。
- Emacs 上からすぐにメモ入力モードに入れる。
- いくらでもメモができる。
ULS Schedule Manager だったら、何が嬉しいの？
- 時系列に自動的に並び替え
- みんなで、いつでも閲覧できる（付箋紙の共有）
- 付箋に代わる仕様は、"1 行フォーマット" と "その直下にコメントも書き放題"（付箋紙の大きさがほぼ無限大）
- ある程度、付箋のミスも探してくれる
- 誰がどのくらい、どの種類の付箋をつけたのかを、自動的に数えてくれる
- 用途別に、ユーザー別に、プロジェクト別に、日付毎に、月間毎に、それぞれの付箋紙を閲覧できる。
メモを取る作業に、躊躇していてはいけません。何千円もする手帳を買ってメモするのがもったいないとか、何のための手帳なのでしょうか。
何か思いついたら、何でもその場でさっとメモっておきたい。そして、あちこちにメモったメモを、手で回収するのは面倒です。
ざっくりと回収してきて、ただ回収してきた情報をそのまま表示するのではなく、必要に応じて加工して、メモを閲覧できれば嬉しいですよね。
大事なのは、そのアナログな手書きメモをいかにして、必要なときにいつでも取り出せるようにできて、検索できるか、体系的にキーワードやタグによる閲覧ができるかにかかってきます。
そこで、"コンピュータによる集合知" 的なアイデアが重要になってくると思います。
と何かかっこいい口調で言っておりますが、ベースとなっている仕組みを私はずっと愛用しておりました。howm です。
謝辞
ULS Schedule Manager は、GNU Emacs 上で個人的に愛用している howm: 一人お手軽 Wiki もどき の ULS 版とも言えるシステムです。
"howm: 一人お手軽 Wiki もどき" が無ければ、"ULS Schedule Manager" のアイデアを見い出せませんでした。ここに howm コミュニティーおよびすべての howm ユーザーに感謝致します。
次回は、ULS Schedule Manager を実際に使ってみながら、仕組みを紹介します。
このブログをご覧になって下さっているみなさんのところでは、どんな仕組みをお持ちでしょうか？もしよろしければ、コメントを下さいませ。
社内で情報がシェアできてとても便利だと思います．
どのプロジェクト(どの人)が立込んでいるとか分かるし，
業務の偏りも(少しずつですが)解消できるし．
他にも，独自のユニークな使い方もありそうですね．
私の会社の業務管理のことを書くと、私が誰だかバレますが…。バレてもいいか！
私は…工務店で働いています。
数件の現場が同時進行で進んでいる工務店では、工程管理はものすごく重要です
一つの現場の工程はとても複雑で、担当の現場監督の采配(管理)が鍵になります。で、現場が常時十数件ほどあって、設計担当や管理職はその全部の現場の工程を軸にして、計画中や竣工済みの現場の状況を合わせて、会社の業務工程の管理をしています。
道具として使っているのは、年末にタダでもらう手帳(各自)、紙の工程表に何色かのマーカーで手書き(各現場ごと)、みんなが見えるところにあるホワイトボードの全現場の工程表。こんな感じです。
弊社に合っているシステムで、さらに諸手続きや営業や顧客管理にもリンクできるようなソフトを、O商会などが薦めにきます。でもなかなか導入されません。新規にかかる経費の問題以上に、社内の８０％の人が慣れているやり方を変えたくないと思っているからです。
私は新規システムに興味はありますが、ホワイトボードに雑にかかれた文字などをみて、現場の緊張感や、担当者がテンパッっていることなどがわかるので、デジタルからは得られない情報があるのが良いと思ってもいます。
これからも色々教えて下さい。
mu さん、コメントをどうも有難うございます。
> デジタルからは得られない情報があるのが良いと思ってもいます。
人間がメモを取るので、私はアナログが大好きです。私のメモの大半は、メモ帳とボールペンです。
人間が苦手と申しますか面倒な検索を、コンピュータに任せてしまうのがよいと思います。
参考までに、私のアナログなメモの取り方＋デジタルな活用方法のアイデア（ベースシステムは、上記でも紹介しました howm にあるわけですが (^^;;）と似たようなことをやっているところがあります！あのインターネット本屋であるアマゾン.com です。
以下の YouTube 動画を見て頂ければ、
- 時系列にメモを取る -> 左上から商品を棚に並べる
- 情報を引き出す -> コンピュータで商品を検索する
が一致していることがわかると思います。
こんな具体的なところでも、同じようなアイデアを使っているんやなーと思った動画でした。
アマゾン 巨大倉庫の全容
http://www.youtube.com/watch?v=VKzJ38p7cUI